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Data Converter

Description: Wsd Data Converter is a web based application for converting from one data format to another. It is often the case in business where orders will need to be downloaded as a PDF or CSV from one or multiple applications, and then be converted to a single CSV format for in-house order management. Often this conversion is done by staff, which can lead to problems when human error occurs.

Screenshots

The screenshots above shows how the process works. Clients will send their orders in an email as an attachment. Rather than having the staff convert the order to CSV manually, the order can be auto-converted to CSV format with out Data Converter web-based service. The converted CSV can then be used with the order management system of the company. A more detailed video that shows how the application can be used can be found on Youtube here: https://youtu.be/QlKIcz8bet8.

System Image

Q&A

Q1. DataConverterは、何が出来ますか？
A1. EDI等で受取ったPDFからTextデータを抽出し、基幹システムが取込めるCSV形式に変換します 併せて、電子帳簿保存法へ対応します

Q2. CSV形式の変換以外に機能は何がありますか？
A2.個別の作り込みの対応になりますが、以下の機能があります

  • 受注データを目視で確認し、訂正する
  • 受注データの取消しに受注番号で絞り込み、元の受注、訂正、新しい受注のみを表示
  • 発注者の履歴を参照
  • マスターDBへ商品名、単価、入数等の登録
  • 受注からDBを検索し、商品名の引き当て、合計金額、個口数の計算
  • 注文・出荷の取引先毎の日計、月計の集計
  • 保管用json形式への変換

Q3. どのようなところでDataConverterを使用しますか？
A3.受注での手入力が必要な業務が対象です

  • EDIで受注しているが、EDIの出力データがPDFのままの取引
  • メールからの受注にPDFを利用している取引
  • CSVデータで受注しているが、データがheaderとbody部分に分かれてAccess等での編集が必要な取引

Q4. 受注データ以外にも対応出来ますか？
A4. 受注データ以外にも対応出来ます

Q5. DataConverterのメリットは何ですか？
A5. 作業時間とミスを削減しなくし、経理の業務フローを改善します

  • データの手入力を無くします
  • 受注データの変換と、電子帳簿保存法への対応が1度の作業で完了
  • デジタルtoデジタルなので、AI-OCRの様な認識誤りがない

Q6. DataConverterのデメリットは何ですか？
Q6. 以下の３点です

  • 基幹システム側にCSVデータの取込みの機能が無い場合、取込み機能を作成する必要がある
  • PDFの出力が変更されると、解析処理を修正する必要がある

Q7. PDFのDrag&Dropでの取込みを２回目行うとどうなりますか？
A7. 2回目の取込みデータでDBが上書きされます

  • IPFS側は、同一データと判定し、更新されません

Q8. CSV書き出しの横の確定ボタンは何をしていますか？
A8. DBに確定データを書き込んでいます

  • このボタンで確定しないと、CSVデータの書き出しはされません
  • 最後に確定ボタンを押した時のデータがDBに記録されます

Q9. PDF以外に何のデータ形式に対応しますか？
A9. CSV形式,Excel形式に対応します

  • Excel形式については、ご利用のversionで対応可能かどうか、お問い合わせください

Q10. どのようなPDFにでも対応できますか？
A10. 本サービスでは、PDF毎にテキストデータの解析処理を作成しています

  1. 解析処理の作成はすべてのPDFの出力形式には対応できません
  2. 対応可能なのは、EDI等でプログラムでPDFデータを作成しているもに限定されます
    3. 　理由は、書出し順番が固定されているため解析処理が容易なためです
  3. イメージデータには対応していません
  4. 解析処理が対応可能かどうか、お問い合わせください

Q11. EDI等でPDFデータの出力順が変わった場合どうなりますか？
A11. プログラムでのPDFの書き出し順序が変わると、解析プログラムの修正が必要です

  1. 解析プログラムの修正は有償になります
  2. あらかじめ、EDIの提供元にPDFの修正の有無の通知を受け取るようにしておいてください

Q12. 提供するサービスのメンテナンスはどうなりますか？
A12. お客様の要望に応じてメンテナンス致します

  1. PDFデータの抽出プログラムのライブラリはバージョンが異なると出力結果が異なります
    2. 従って、メンテナンスする毎に、再度解析処理をメンテナンスする必要があります
  2. このメンテナンスは有償になります

Q13. 導入の準備資料には何が必要ですか？
A13. お客様側の要求定義仕様書が必要です

  1. お客様側の入出力の仕様書(Excel形式,英数,文字コード情報)
  2. 入力のサンプルデータ(PDF or csv)
  3. 出力のサンプルデータ(csv)
  4. サービスに加えたい処理の仕様書
  5. 想定画面レイアウト
  6. お客様の用語定義書(入出力での対応表含む)
  7. データ変換にマスターとして必要な項目
  8. 電子帳簿保存法に対応するための検索キーの指定
  9. csv出力時のオプション機能

Q14. 要求定義仕様書が作れませんがどうしたらよいですか？
A14. 支援させていただきますが、個別の導入支援費用が掛かります

  1. 現状の業務分析
  2. データフローの作成（旧）
  3. データフローの作成（新）
のステップの後、お客様側の要求定義仕様書の作成支援となります

Q15. 経理業務の業務フローの改善に使えますか？
A15.

  • 経理で仕訳集計表を作成している場合は、DataConverterで自動集計したものを転記するだけで良くなります。つまり総勘定元帳に、全ての取引を転記する必要をなくします
  • 別途、電子帳簿保存法に対応するための必要性が無くなります

Q16. 電子帳簿保存法への対応とはどのようなことですか？
A16. データの訂正削除を記録するシステムもしくは、データの訂正削除が出来ないシステムになります
参考https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf 問22 (3)のシステムに該当

Q17. 電子帳簿保存法への検索キーの付与はどのように行いますか？
A17. PDFの解析処理データを元に、電子帳簿保存法への検索キーを作成した処理でDBに登録します

Q18. IPFSへの登録はいつ行われますか？
A18. データの登録の際に行います

Q19. IPFSとは何ですか？
A19. IPFS（InterPlanetary File System）
IPFSはP2Pネットワーク上で動作するハイパーメディアプロトコルとその実装です

Q20. データはpublicに公開されるのですか？
A20. お客様毎の、プライベートなIPFSのserverに保存します

Q21. IPFSを利用するメリットは何ですか？
A21. データの改ざんが出来ないことです

  1. 登録したデータから求めたhashが返ること
  2. こののhashをキーに直接ブラウザからデータにアクセスできること
  3. hashを用いているため、データの改ざんを不可能にしていること
つまり、電子帳簿保存法への対応のために、PDFにタイムスタンプ付与の仕掛けが不要となります

Q22. セキュリティ対策は何ですか？
A22. 以下の３点になります

  • サービスはシングルテナント
  • IPアドレスによるアクセス制限を掛けます
  • プロバイダによるセキュリティ対策

Q23. 利用しているプロバイダはどこですか？
A23. LinodeでAkamai groupになります